Welke eisen stelt de belastingdienst aan een factuur?
Welke eisen stelt de belastingdienst aan een factuur?
Je hebt een fijne coachsessie gehad met je klant…. Yes! Nu mag je een factuur sturen zodat je je geld mag ontvangen!
Maar… Ben jij wel verplicht om een factuur te sturen? Waarom moet je een factuur sturen?
En als je verplicht bent een factuur te sturen, wat zijn dan de eisen die de belastingdienst stelt aan een factuur? Regels, regels, regels… Tja, je moet ze maar weten. In deze blog leg ik je uit hoe de vork in de steel zit. Dan weet ook jij, hoe je een goede factuur moet sturen aan je klanten.
Want een foute factuur, kan je zomaar best een aantal euro’s kosten…
Wat zijn de eisen van de belastingdienst aan je factuur?
Het is een behoorlijk lijstje aan factuureisen, maar moeilijk is het gelukkig niet:
- Jouw volledige naam en adres dat bij KvK staat geregistreerd.
- Volledige naam en adres van de klant
- Je BTW-identificatienummer. Dat is het nummer dat begint met ‘NL’. Let wel op dat je dit niet verwart met je omzetbelastingnummer, want dat is namelijk het nummer dat jouw BSN-nummer bevat en dat nummer wordt gebruikt voor communicatie met de belastingdienst.
- Je KvK-nummer
- De factuurdatum. Probeer na het maken van de factuur wel de factuur meteen te sturen naar je klant.
- Een uniek factuurnummer voor elk factuur. Ook is het van belang dat je factuurnummers opvolgend zijn. Het zou natuurlijk vreemd zijn, als je 4 facturen hebt gestuurd en de factuurnummers zijn bijvoorbeeld 2022-005, 2022-006, 2022-008 en 2022-009… De belastingdienst zou dan vragen kunnen stellen over factuurnummer 2022-007.
- Wat heb je geleverd? Op de factuur moet duidelijk een omschrijving staan van jouw diensten of producten.
- Wanneer je deze diensten hebt geleverd?
- Hoeveel eenheden heb je geleverd?
- Welke prijs moet je vermelden? Je moet de prijs per eenheid exclusief BTW vermelden, evenals het totale BTW-tarief en het BTW-bedrag (als dat van toepassing is… Sommige ondernemers zijn namelijk niet BTW-plichtig).
Nu denk je misschien “Dát is een flink lijstje waaraan je factuur moet voldoen. Waarom is dat allemaal nodig?” De belastingdienst stelt deze factuureisen zodat ze achteraf goed kunnen controleren. Het moet duidelijk zijn aan wie je bijvoorbeeld coachsessies hebt geleverd, wanneer en voor welk bedrag je dat hebt gedaan. Je voorkomt daarmee problemen als jouw boekhouding of administratie eventueel onder de loep wordt genomen door de belastingdienst.
Uitzonderingen? Jazeker, bijvoorbeeld bij facturen van 100 euro of minder.
Ja, zoals altijd zijn er deze keer ook weer uitzonderingen. Er is 1 belangrijke uitzondering waarvan ik eerlijk moet zeggen dat deze goed bedacht is door de belastingdienst. Als het factuurbedrag €100,- of lager is (inclusief btw), dan zijn er namelijk minder eisen die aan een factuur gesteld worden. De belastingdienst noemt dit een vereenvoudigde factuur. Hiervoor gelden de volgende eisen:
- De factuurdatum;
- De naam en het volledige adres van jouw bedrijf;
- Een omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd en de prijs van deze goederen of diensten;
- Het btw-bedrag.
Dit geldt overigens weer niet bij niet bij diensten die je levert aan buitenlandse klanten…
Andere bijzonderheden met betrekking tot factuureisen.
Ook is het goed om te weten dat er nog meer bijzonderheden zijn in de volgende gevallen:
- Een wijzigingsfactuur of verzamelfactuur;
- Een factuur vrijgesteld van BTW;
- Facturen aan afnemers in het buitenland;
Als het goed is weet je nu alles over hoe jij als coach een goede factuur kunt maken.
