6 essentiële automatiseringen

Automatiseringen zijn niet meer weg te denken uit Trackler. Ze maken het leven gemakkelijker, stralen professionaliteit uit en zijn enorm persoonlijk te maken. We hebben hier 6 onmisbare, en nog een paar extra handige automatiseringen klaargezet voor jou om in te richten. Meer informatie over automatiseringen vind je hier.

Als coach ben je constant bezig met het begeleiden van je coachees en wil je je kostbare tijd optimaal benutten. Het laatste waar je tijd aan wilt besteden, is administratieve taken. Gelukkig zijn er slimme automatiseringen die je kunnen helpen om je workflow te stroomlijnen. In dit artikel bespreken we zes essentiële automatiseringen voor coaches die tijd besparen en de algehele communicatie verbeteren.

Hoe bedenk je een Automatisering?

Een tip die ik ooit kreeg over Excel was volgende: “als je merkt dat je eenzelfde handeling vaker doet, dan kan het automatisch”. Dit geldt ook voor Trackler. Hieronder enkele automatiseringen die jou het leven gemakkelijker gaan maken.

1. Out of office instellen

Als coach is het belangrijk om duidelijke communicatie te hebben met je coachees, vooral wanneer je zelf even niet beschikbaar bent. Stel je voor: je gaat op vakantie, of je bent om andere redenen een tijdje afwezig. Dan wil je niet elke coachee afzonderlijk op de hoogte moeten brengen. Met de “Out of Office” automatisering kun je dit eenvoudig in één keer regelen.

Dankzij deze functie kun je een automatische e-mail sturen naar al je coachees, waarin je aangeeft wanneer je niet beschikbaar bent en wanneer je weer bereikbaar bent. Bovendien kun je selectief zijn: misschien wil je alleen bepaalde coachees informeren, of alleen diegenen met een lopende sessie. Zo blijf je professioneel en voorkom je misverstanden, zonder dat je handmatig iedereen hoeft te informeren. Dit zorgt voor rust, zowel voor jezelf als voor je coachees, terwijl je op vakantie bent of even een pauze neemt.

2. Track uitnodiging opnieuw versturen

Een van de meest tijdrovende taken voor coaches is het bijhouden van de administratie en het herinneren van coachees aan hun afspraken. Misschien herken je het wel: je hebt een track aangemaakt, maar je coachee heeft de uitnodiging gemist of simpelweg nog niet geaccepteerd. In plaats van handmatig een herinnering te sturen, kun je dit automatiseren.

Met deze automatisering stel je eenvoudig een herhalende uitnodiging in. Wanneer een coachee de eerste uitnodiging niet heeft geaccepteerd, zorgt het systeem ervoor dat er automatisch een herinnering wordt verstuurd. Dit bespaart je tijd én zorgt ervoor dat je administratie altijd up-to-date blijft zonder dat je hier zelf achteraan hoeft te gaan. Een automatische herinnering op het juiste moment kan het verschil maken in het proces.

3. Krijg een e-mail dat de uitnodiging is geaccepteerd en wijs een Onboarding toe

Als coach wil je direct op de hoogte zijn wanneer een coachee je uitnodiging heeft geaccepteerd, zodat je snel kunt schakelen en het traject vlot kunt starten. Dankzij Trackler ontvang je automatisch een e-mail zodra de uitnodiging is geaccepteerd door je coachee. Dit zorgt ervoor dat je altijd op de hoogte bent van hun betrokkenheid.

Daarnaast wijst Trackler direct een onboarding toe aan de coachee (Trackee), zonder dat jij hier handmatig iets voor hoeft te doen. De coachee ziet meteen de onboarding klaarstaan in de Track, waar ze alle benodigde informatie kunnen lezen en invullen ter voorbereiding op het traject. Dit zorgt voor een soepele start, en jij kunt je focussen op wat echt belangrijk is: het coachen zelf.

4. Voeg een Traject en een collega toe aan een Track

Wanneer je als coach een Track aanmaakt, wil je dat dit proces zo efficiënt mogelijk verloopt. Met Trackler kun je automatisch een Traject koppelen aan een Track, zodat je meteen een duidelijk plan hebt voor de begeleiding van je coachee. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie in je werkwijze.

Daarnaast kun je eenvoudig een collega-coach aan de Track toevoegen. Dit gebeurt ook automatisch, zodat je direct met meerdere coaches aan dezelfde Track kunt werken. Dit is ideaal voor situaties waarin co-coaching of samenwerking nodig is. Zo stroomlijn je de communicatie en blijft iedereen in het team op de hoogte van de voortgang.

5. Track wordt hard gedelete na bepaalde periode

Om te voldoen aan de GDPR-regelgeving en ervoor te zorgen dat je geen onnodige data bewaart, kun je in Trackler instellen dat een gearchiveerde Track na een bepaalde periode automatisch permanent wordt verwijderd.

Na een vooraf ingestelde periode, bijvoorbeeld na enkele maanden, wordt de Track hard gedeletet. Dit helpt je om efficiënt om te gaan met je gegevensbeheer, terwijl je tegelijkertijd aan de privacywetgeving blijft voldoen. Zo houd je je data schoon en georganiseerd, zonder handmatig ingrijpen.

6. Verstuur een reflectieformulier na de afspraak

Na elke coachingafspraak is het waardevol om je coachee te laten reflecteren op wat er is besproken en geleerd. Met Trackler kun je dit proces automatiseren door na elke sessie automatisch een reflectieformulier te versturen.

Dit formulier wordt direct aan de Track toegevoegd, zodat je coachee op hun eigen tijd kan invullen hoe ze de sessie hebben ervaren en wat hun belangrijkste inzichten zijn. Het helpt bij het versterken van de leerervaring en geeft jou als coach waardevolle feedback voor de volgende sessie.

Heb jij nog automatiseringen die je niet kan missen? Deel ze hieronder, dan voeg ik ze toe aan het artikel!