Fase 3: De Uitnodiging – De Officiële Start van het Coachingstraject

Heeft de kennismaking tot een succesvol resultaat geleid? Dan is het tijd om het coachingstraject formeel te starten. De uitnodigingsfase is de officiële start van het coachingstraject. In deze fase stuur je de uitnodiging om officieel aan de slag te gaan. Het is meer dan het sturen van een bevestigingsmail. Je rondt de administratieve kant van het traject af en zet alle praktische zaken op een rij, zodat de coachee goed voorbereid met het traject kan beginnen. 

Hoe je deze uitnodigingsfase vormgeeft is cruciaal (een goede voorbereiding is het halve werk) voor de ervaring van de coachee. Idealiter zijn deze zaken in enkele klikken geregeld en kost het de coachee geen moeite. Het is een kans om professionaliteit te laten zien en het vertrouwen te versterken. Hoe? Dat lees je hier.

3.1 Bevestiging, overzicht en vervolgstappen

Nadat de coachee bevestigt dat hij of zij wil starten met het traject, stuur je een uitnodiging. In de meeste gevallen zal dit betekenen dat de coachee een e-mail ontvangt met daarin een bevestiging, een overzicht van het traject en de vervolgstappen. In de bevestiging beschrijf je informatie als de besproken doelen, praktische afspraken zoals de duur en frequentie van de sessies en een bevestiging van de startdatum. De uitnodigingsfase is de officiële start van het coachingstraject.

Om de coachee niet te overweldigen met informatie, is het belangrijk dat je de vervolgstappen concreet en duidelijk maakt. Je kunt bijvoorbeeld hyperlinks gebruiken die naar de verschillende stappen als een betaallink, scheduler en het contract leiden. Van deze mail maak je vervolgens een template, zodat je steeds hetzelfde format kunt gebruiken. 

Indien je een coachingsplatform als Trackler gebruikt, zal de mail een uitnodiging bevatten om een account aan te maken op het coachingsplatform. Deze mail met de persoonlijke link kun je via je e-mailaccount versturen óf je kunt de coachee rechtstreeks vanuit Trackler een uitnodiging sturen. De e-mail bevat een persoonlijke link naar de zogeheten ‘Track’: de persoonlijke ontwikkelingsomgeving van de coachee. Op het platform zelf kun je dan de stappen aangeven die de coachee dient te doorlopen voordat hij of zij kan starten.

3.2 Documenten en overeenkomsten

Allereerst zullen de administratieve taken afgevinkt moeten worden. Dit omvat mogelijk het ondertekenen van contracten, het verzenden van facturen en het delen van eventuele overeenkomsten over vertrouwelijkheid of annuleringsvoorwaarden. 

Het is van belang dat je de coachee duidelijk maakt wat de verantwoordelijkheden en de afspraken zijn. Wat bied jij de coachee en wat verwacht je van hem of haar? Beschrijf dit bijvoorbeeld in een overeenkomst. Daarnaast wil je betalingsvoorwaarden, eventuele aansprakelijkheid en privacy voorwaarden vastleggen in een contract. De één doet het zeer formeel, de andere kiest voor een informele aanpak.

Met betrekking tot de overeenkomsten en contracten kun je ervoor kiezen om deze in programma’s als Jotform, Typeform of Docusign op te stellen en te laten ondertekenen. Het nadeel hiervan is dat je je coachee weer naar een ander platform stuurt. Ook kan dit, wanneer je alles handmatig en afzonderlijk van elkaar moet beheren, veel tijd kosten. Door een coachingsoftware als Trackler te gebruiken, kun je de contracten én alle andere gegevens onder één dak bewaren. Dit verbetert de gebruiksvriendelijkheid voor de coachee én scheelt jou als coach veel tijd. 

3.3 Facturatie en betalingsafspraken

Je kunt ervoor kiezen om de coachee de optie te geven om per sessie, per termijn, of voor het gehele traject in één keer te laten betalen. Zorg altijd dat je het vastlegt in de overeenkomst, zodat de afspraken duidelijk zijn. 

Tegenwoordig zijn er veel verschillende manieren om facturen te versturen. Je kunt een factuur opstellen in een programma en deze als pdf mee sturen; je kunt het via een facturatie platform versturen of een betaallink aanmaken in programma’s als Mollie en deze toevoegen aan de uitnodigingsmail.

Wil je niet nóg een externe link toevoegen? Gebruik dan een coachingsplatform als Trackler. Hier bewaar je een duidelijk overzicht van al je facturen en coachingsdocumenten. Bovendien kun je herinneringen voor betalingen instellen, wat jou als coach tijd bespaart en zorgt voor een duidelijke structuur in het traject. 

Tot slot: onboarding en scheduler

De uitnodigingsfase is de officiële start van het coachingstraject. De volgende stap is de onboarding. Hierin deel je informatie over hoe jullie werken – bijvoorbeeld welke tools jullie gebruiken, of je specifieke voorbereidingen verwacht, en hoe jullie om zullen gaan met bijvoorbeeld sessieverslagen en opdrachten. Tot slot voeg je een scheduler toe aan de mail, zodat de coachee zelf zijn of haar eerste afspraak in kan plannen. Op deze twee stappen gaan we in de volgende artikelen dieper in. 

Benieuwd naar de andere fases van het coachingsproces? Bekijk hier een overzicht van alle fases.