Fase 4: Onboarding: Een Zachte Landing voor het Coachingstraject

Wanneer alle praktische en administratieve zaken zijn geregeld, is het tijd voor de onboarding. Deze fase draait om het voorbereiden van de coachee op het traject, zowel praktisch als inhoudelijk. Een goed onboardingproces helpt om de verwachtingen te verduidelijken en de coachee wegwijs te maken in jouw werkwijze. Ook kun je elementen toevoegen die zowel jou als coach als de coachee inzicht geven in zijn of haar huidige situatie en waar hij of zij naar toe gaat. Een gestroomlijnde onboarding biedt een zachte landing voor de coachee en zorgt ervoor dat jullie beide goed voorbereid aan het traject kunnen beginnen. 

4.1 Het doel van onboarding: structuur en voorbereiding

De onboardingfase is een kans om de coachee welkom te heten en alvast de eerste stappen te laten zetten richting een succesvol traject. Tijdens deze fase zorg je ervoor dat:

• De coachee precies weet wat hij of zij kan verwachten van het traject
• Alle praktische informatie, zoals tools en systemen, duidelijk wordt uitgelegd
• De coachee inzicht krijgt en bewustzijn ontwikkelt over zijn of haar huidige situatie en de gewenste situatie
• De coachee zich voorbereid voelt op de eerste sessie en het traject met vertrouwen tegemoet gaat

4.2 Het automatisch versturen van een welkomstbericht

Het onboardingproces begint met een vriendelijk en professioneel welkomstbericht. Na het afronden van de praktische en administratieve zaken, is dit de gelegenheid voor jou om de coachee persoonlijk te benaderen, welkom te heten en te laten zien dat je enthousiast bent over de samenwerking.

Met Trackler kun je een automatische welkomstmail instellen die direct na het accepteren van de uitnodiging automatisch wordt verstuurd. In deze mail kun je bijvoorbeeld het volgende opnemen:

• Een persoonlijke welkomstboodschap
• Een samenvatting van de gemaakte afspraken
• Praktische informatie over hoe de eerste sessie eruit zal zien
• Eventuele voorbereidingen of materialen die de coachee moet meenemen

Een warme en duidelijke welkomstmail zorgt ervoor dat de coachee zich direct welkom voelt en weet wat hij of zij kan verwachten.

4.3 Wegwijs maken in tools en software

Als je gebruik maakt van specifieke tools of software voor je coaching, is de onboardingfase de fase om de coachee hierin wegwijs te maken. 

Indien je een coachingsplatform als Trackler gebruikt, wil je de coachee laten zien hoe de Track werkt. De Track biedt een centrale plek waar alle informatie overzichtelijk wordt gepresenteerd, van het beheren van afspraken, inzien van documenten, uitvoeren van opdrachten, het invullen van (reflectie)formulieren en communiceren met de coach. Zowel voor jou als de coachee scheelt het tijd en moeite. Belangrijk dus dat je de coachee meeneemt in hoe het werkt! 

4.4 Vragenlijsten en voorbereidingsopdrachten

Een ander onderdeel van de onboarding is het verzamelen van aanvullende informatie over de coachee en het voorbereiden van de eerste sessie. Dit kan door middel van vragenlijsten of opdrachten die de coachee inzicht geven in zijn of haar huidige situatie en doelen.

Trackler biedt de mogelijkheid om vragenlijsten en voorbereidingsopdrachten digitaal te versturen of via het dashboard in te vullen. Je kunt de vragenlijsten en opdrachten zelf samenstellen of kiezen voor templates (en deze naar wens aanpassen) Voorbeelden hiervan zijn:

• Reflectievragen over de huidige situatie (ervaringen, emoties, gedachten, gedragingen, patronen) en doelen
• Een korte vragenlijst over verwachtingen en uitdagingen
• Een overzicht van dagelijkse routines of gewoontes die relevant zijn voor het traject

Deze informatie helpt zowel jou als coach als de coachee voor te bereiden op de eerste sessie en geeft de coachee een actieve rol in het traject, wat het gevoel van betrokkenheid vergroot.

4.5 Het structureren van het traject

Tijdens de onboarding kun je de coachee alvast een overzicht geven van hoe het traject eruit zal zien. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een traject waarin je de belangrijkste milestones van het coachingstraject schetst. Het geeft de coachee een helder beeld van wat hij of zij kan verwachten en welke resultaten mogelijk zijn. Daarnaast kan de coachee de coachingafspraken inplannen via de scheduler en hier automatische herinneringen voor instellen. Zo kan er vooruit gepland worden en weet de coachee waar hij of zij aan toe is. 

4.6 Preframing: vooruitkijken naar resultaten

Een krachtige manier om de onboardingfase af te ronden, is door alvast vooruit te kijken naar de mogelijke resultaten van het traject. Dit wordt ook wel preframing genoemd. Door de coachee te laten visualiseren welke groei en veranderingen mogelijk zijn, creëer je enthousiasme en motivatie voor het traject.

Dit kan bijvoorbeeld door:

• Het delen van succesverhalen van eerdere coachees (met toestemming)
• Een korte introductie van de methodes die je zult gebruiken
• Het benoemen van de eerste stappen die tijdens de eerste sessie aan bod komen
• Je coachee verbinden met de toekomstige versie van zichzelf, die zich in de gewenste situatie bevindt.

Preframing geeft de coachee vertrouwen in het traject en motiveert om actief deel te nemen aan het proces.

Conclusie

De onboardingfase is een cruciale stap in het coachingsproces waarin je de coachee begeleidt naar een soepele start van het traject. De onboarding biedt een zachte landing. Door een duidelijke structuur en een warm welkom te bieden, zorg je ervoor dat de coachee zich betrokken en voorbereid voelt. Met tools zoals Trackler kun je het onboardingproces stroomlijnen, van het versturen van welkomstberichten en vragenlijsten tot het bieden van toegang tot een persoonlijk dashboard – allemaal geautomatiseerd. 

Een goed uitgevoerde onboarding legt de basis voor een productieve en succesvolle samenwerking waarin de coachee zich volledig kan richten op zijn of haar persoonlijke groei. 

Wil je meer lezen over de andere stappen van het coachingsproces? Klik dan hier.