Fase 2: De Kennismaking: De Basis voor een Sterke Coachingsrelatie

Na het eerste contact – waarin de coachee interesse toont en jij als coach een eerste indruk achterlaat – begint de tweede fase: de kennismaking. Waar het eerste contact vaak meer informatief en oriënterend is, gaat deze fase al een stuk dieper. De kennismaking is het moment waarop je écht gaat bepalen of er een match is en of je coachee de juiste persoon is voor jouw begeleiding, en andersom. In deze fase staat het elkaar leren kennen, het afstemmen van verwachtingen en het opbouwen van vertrouwen centraal. Misschien plant je de eerste zaadjes of geef je krachtige feedbacks die binnenkomen bij jouw coachee. De kennismaking legt de basis voor een sterke coachingsrelatie. Laten we dieper ingaan op wat er in deze fase gebeurt en hoe je dit kunt stroomlijnen.

1. Voorbereiding: informatie vergaren voor het gesprek

Een goede kennismaking begint met een goede voorbereiding. Als coach wil je al zoveel mogelijk relevante informatie hebben voordat je aan het gesprek begint. Dit bespaart tijd en geeft jou de kans om doelgerichte vragen te stellen tijdens de kennismaking.

Een handige manier om deze informatie te vergaren is door de potentiële coachee een intakeformulier te laten invullen. Hierin kun je bijvoorbeeld vragen stellen over de huidige uitdagingen, doelen en verwachtingen van de coachee. Op deze manier bereid je de coachee voor op het intakegesprek en zorg je ervoor dat je tijdens de kennismaking iets meer de diepte in kan gaan. 

Een bijkomend voordeel is dat je de coachee voordat de kennismaking plaatsvindt, verbindt met jouw werkwijze.De coachee vult het formulier in in zijn/haar persoonlijke, online omgeving en jij hebt direct toegang tot alle antwoorden in je Trackler-dashboard. Hier heb je alle informatie op één plek! 

2. Het gesprek: inzicht, match en vertrouwen

Tijdens de kennismaking draait alles om het krijgen van inzicht in de coachee, het opbouwen van een vertrouwensband en het laten zien van je expertise. Je wilt begrijpen wat de coachee hoopt te bereiken en bepalen of jullie een goede match zijn. Het is niet alleen belangrijk om gerichte vragen te stellen over de doelen en uitdagingen van de coachee, maar ook om te luisteren en observeren. Welke patronen, thema’s en overtuigingen kun je al waarnemen? Alles wat er gebeurt is informatie: het geeft inzicht in zijn of haar huidige situatie en de gewenste situatie.

2.1 Informatie vergaren

Het is handig om voor jezelf een aantal basisvragen op te stellen die je in elk eerste gesprek beantwoord wilt hebben. Deze vragen helpen je niet alleen om het gesprek in de juiste banen te leiden, maar zorgen er ook voor dat je nodige informatie ontvangt over de coachee. Denk aan vragen als:

• Waar wil je aan werken?
• Welke verwachtingen heb je van het coachingstraject?
• Wat zijn de huidige uitdagingen waar je tegenaan loopt?
• Wat is je gewenste uitkomst?

Indien je deze vragen ook in het intakeformulier hebt opgenomen, kun je de antwoorden van de coachee grondig doornemen en bepalen op welke punten zich lenen voor verdere verdieping.

2.2 Match

Kun jij de coachee helpen met hetgeen hij of zij hulp bij nodig heeft? Het is mogelijk dat de coachee tegen uitdagingen aanloopt die buiten jouw expertise liggen en je hem of haar het beste kunt doorverwijzen. Het kan ook zo zijn dat de coachee eigenschappen mist die jij verlangt van een coachee.

Bepaal voor jezelf welke input jij nodig hebt van een coachee en formuleer vragen die je erbij kunnen helpen om te ontdekken of de potentiële coachee dit in zich heeft. Uiteindelijk wil je iemand kunnen helpen, en dat gaat het beste als jullie neuzen dezelfde kant op staan. 

2.3 Het creëren van vertrouwen

Vertrouwen is de basis van elke succesvolle coachingsrelatie. Zonder vertrouwen zal het moeilijk zijn voor een coachee om zich open te stellen en te werken met de informatie die jij biedt. 

Hoe kun je dat doen? Houd je aandacht op de coachee. Laat merken dat je luistert, stel open vragen en toon oprechte interesse in de uitdagingen waar de coachee mee kampt. Coachees willen over het algemeen graag herkend, erkend en geraakt worden in een eerste gesprek. Luister nauwkeurig, observeer en neem waar. Een warme, empathische benadering zorgt ervoor dat de coachee zich veilig en begrepen voelt, wat essentieel is voor een effectieve coachingsrelatie.

3. Grenzen stellen: het belang van professionaliteit

Hoewel het belangrijk is om een persoonlijke connectie te maken en empathisch te zijn, is het net zo belangrijk om je grenzen als professional te bewaken. Tijdens een kennismaking kunnen sommige potentiële coachees vragen stellen die te diep gaan of waardoor het te veel op een coachingsessie gaat lijken. Hier is het cruciaal om professioneel te blijven en grenzen aan te geven.

Indien dit gebeurt, kun je bijvoorbeeld aangeven dat je bepaalde vragen tijdens het intakegesprek of in het traject zult bespreken, maar dat deze eerste kennismaking daar niet voor bedoeld is. Het bewaken van deze grens toont aan dat je je vak serieus neemt en voorkomt dat je onbedoeld al coaching geeft.

Indien je in het moment, impliciet of expliciet, wel een contract hebt afgesproken, kun je mogelijk wel een eerste verdieping in gaan en een stap maken naar fase 2. Dit kan een inzicht bieden in hoe je te werk gaat en het toont de coachee jouw expertise in het vak, wat belangrijk is om je te onderscheiden.

4. Omgaan met bezwaren

In het kennismakingsgesprek draait het om verbinding en afstemming, maar er speelt ook een zakelijk aspect. Het is niet ongewoon dat een coachee twijfels heeft over het traject, de tijdsinvestering of de kosten. Dit zijn belangrijke momenten waarin je als coach professioneel moet reageren en vertrouwen moet opbouwen.

Het is cruciaal om deze bezwaren niet als obstakels te zien, maar als kansen om de coachee verder te begrijpen en duidelijkheid te scheppen. Het omgaan met bezwaren gaat verder dan verkooptechnieken; het is een kans om vertrouwen op te bouwen. Door geduldig en professioneel met vragen en twijfels om te gaan, creëer je een veilige omgeving waarin de coachee zich gehoord voelt.

Conclusie

De kennismaking is een cruciale fase waarin vertrouwen wordt opgebouwd en verwachtingen worden afgestemd. Waar het eerste contact oriënterend is, draait de kennismaking om een echte verbinding en het vaststellen van een goede match. De kennismaking legt de basis voor een sterke coachingsrelatie. Met de ondersteuning van Trackler kun je deze fase optimaal benutten, van intakeformulieren tot notities, zodat je zonder zorgen de samenwerking kunt starten en de coachee zich volledig op zijn of haar doelen kan richten.

Benieuwd naar de andere fases van het coachingsproces? Lees hier over fase 1 en bekijk hier een overzicht van alle fases.