Het Coachingsproces: van Eerste Contact tot Succesvolle Begeleiding

Als coach sta je dagelijks voor de uitdaging om het beste uit je coachees te halen. Elke coachee is uniek, met zijn of haar eigen doelen, vragen en ontwikkelingsbehoeften. Dit maakt het coachingsvak zowel boeiend als vervullend. 

Ondanks de diversiteit aan kwaliteiten, methodes en manieren van werken die coaches met zich meebrengen, valt er in het coachingsproces een rode draad te ontdekken — een framework dat structuur en richting geeft aan een coachingstraject. Dit framework kan iedere coach op zijn eigen manier invullen en vormgeven. Sterker nog: het invullen biedt je de mogelijkheid om je te onderscheiden en je coachingstrajecten te verrijken. 

Van de eerste kennismaking tot het opvolgen van afspraken, elke fase van het proces kan gepaard gaan met uitdagingen. En hoewel elke coach zijn eigen stijl heeft, zijn er bewezen strategieën en tools die je kunnen helpen om elke fase van het traject soepel en effectief te doorlopen.

In dit artikel bespreken we de fases van het coachingsproces. In de komende reeks artikelen zullen we de typische pijnpunten die coaches ervaren verkennen en gaan we dieper in op hoe de juiste coaching software je kan ondersteunen om deze uitdagingen te overwinnen.

Fase 1: Het eerste contact

Er is altijd een eerste contactmoment. Of de coachee nu een aanvraag doet via de website, een bericht stuurt via social media platformen of via via je telefoonnummer heeft gekregen en je een bericht stuurt of belt. Het kan zijn dat iemand meer informatie vraagt, hulp vraagt of meteen een kennismaking in wil plannen. 

Voor jezelf is het belangrijk neer te zetten hoe je wilt dat zo’n eerste contactmoment verloopt. Hoe wil je jezelf presenteren? Welke indruk wil je achterlaten? Welke richting stuur je iemand op en waar liggen je grenzen voor persoonlijke coachingsvragen die iemand stelt? 

Een eerste indruk maak je maar één keer. Zorg er dus voor dat deze goed is! Het zet de toon voor de kennismaking en kan bepalend zijn voor het verdere verloop van de coachingsrelatie. 

Wil je meer lezen over het eerste contactmoment? Lees dan verder in dit artikel.

Fase 2: Kennismaking

Vanuit het eerste contact plan je een kennismaking in. Deze kennismaking via een Scheduler gepland worden en kan telefonisch, via Zoom of Google Meet, of op locatie zijn. In dit gesprek leer je over de pijnpunten en behoefte van de coachee. Waar heeft hij of zij hulp bij nodig? Wat verwacht hij of zij van een coachingstraject en wat wil hij of zij bereiken? 

De juiste voorbereiding voor een kennismakingsgesprek is van groot belang. Voorbereide vragen kunnen je in dit geval helpen om inzicht te krijgen in de doelen en behoeften van de coachee, of jullie een goede match zijn en of je de coachee daadwerkelijk kunt helpen bij het probleem dat hij of zij ervaart. 

Daarnaast is het belangrijk om je voor te bereiden op wat er mogelijk mis kan gaan. Er komt een sales aspect bij kijken: hoe ga je om met bedenkingen en bezwaren die de coachee heeft? En hoe zorg je voor een zo hoog mogelijk conversiepercentage, waardoor je aantal coachees stijgt? 

Wil je meer lezen over de kennismakingsfase? Check dan dit artikel.

Fase 3: Uitnodiging

Yes! De coachee wil starten met het traject. In deze fase stuur je de uitnodiging voor het traject en zorg je ervoor dat alle zakelijke documenten voldaan worden zodat het traject van start kan gaan. De één heeft een volledig pakket met factuur, afspraken, contracten en overeenkomsten. De ander heeft een korte samenvatting van de afspraken en begint met de volgende fase.

Omdat het in deze fase voornamelijk gaat om een repeterend proces en het bij de meeste coachees hetzelfde zal verlopen, is het prettig als je deze fase kunt automatiseren. Zo ben je niet keer op keer onnodig veel tijd kwijt met dezelfde administratieve taken. Hoe eenvoudig zou het zijn om een uitnodigingslink te kunnen sturen waarmee de vervolgstappen volledig geautomatiseerd en gepersonaliseerd zijn, en de coachee deze zelf kan doorlopen?

Wil je meer lezen over de uitnodigingsfase? Lees dan hier verder.

Fase 4: Onboarden

Het onboardingsproces is een manier om je coachee een zachte landing te geven in jouw coachingstraject. In deze fase laat je de coachee alle stappen doorlopen die nodig zijn voor jullie eerste afspraak. Je maakt hem of haar wegwijs met de software die je gebruikt en start met een welkomstbericht. De coachee vult eventuele vragenlijsten in waarbij je meer inzicht krijgt in de huidige situatie van de coachee. Indien je wilt dat de coachee iets voorbereid voor de eerste sessie, stuur je dat in deze fase toe. 

De onboarding is een fase waarin je alle afspraken en het coachingsproces nog eens samen kunt vatten. Ook kun je de ontwikkeling en groei die het traject zal brengen preframen, waardoor je de coachee laat zien wat hij of zij kan verwachten. 

Wil je meer lezen over de onboarding? Klik dan hier.

Fase 5: Afspraak 1

Het is tijd voor de eerste afspraak, de kick-off van het traject! Voor de sommige coaches kan dit eruitzien als een introductie, bespreking van het plan, de aanpak en de meest prangende problemen waar de coachee tegenaan loopt. Andere coaches gaan direct de verdieping in. Hoe jij dit doet, is helemaal aan jou. 

Ervaringen uit de praktijk laten zien dat het vaak belangrijk is dat de coachee tijdens de eerste sessie ervaart dat het mogelijk is om uit de ‘probleemruimte’ te komen. Dit kan de basis leggen voor directe groei en het vertrouwen in het coachingstraject versterken. Daarnaast is het van belang dat de coachee zich gehoord voelt, nieuwe inzichten opdoet en gestimuleerd wordt om verder na te denken.

Wil je meer lezen over de kick-off van het coachingstraject? Lees dan hier verder.

Fase 6: Verdiep en verrijk je coachingstrajecten 

Afhankelijk van jouw coaching niche en het soort traject, kunnen er tussen de coachingsessies verschillende extra en geautomatiseerde stappen plaatsvinden. 

Reflectie

Stuur de coachee na een dag, een week of precies in het midden van de coachingsessie (geautomatiseerd) een reflectieformulier. Dit geeft de coachee de gelegenheid te reflecteren op hetgeen er besproken is en laat de informatie dusdanig doordringen dat hij of zij ermee aan de slag kan. Je wilt natuurlijk niet dat de coachee na de afspraak vergeet wat er besproken is, maar vooral verdiept wat relevant is.

Micro learning

Het kan voorkomen dat je de coachee extra kennis wilt meegeven, zoals specifieke informatie met betrekking tot hun ontwikkeling of bijvoorbeeld modellen zoals het GROW-model, kernkwaliteiten of neurologische niveaus. Hoewel de sessietijd vaak wordt benut om verdieping op te zoeken, biedt de tijd tussen de sessies een uitstekende gelegenheid voor de coachee om zelfstandig aan de slag te gaan.

Dit kan op verschillende manieren worden vormgegeven, bijvoorbeeld door middel van opdrachten die verdieping aan het coachingstraject geven en de coachee actief helpen om nieuwe inzichten te verwerven. Extra kennis is eenvoudig te standaardiseren, bijvoorbeeld in de vorm van documenten, formulieren of een online cursus of online leeromgeving. 

Check-ins

Afhankelijk van de tijd tussen de coachingsessies, kan het een goed idee zijn om tussentijds met de coachee in te checken. Hoe gaat het nu? Lukt het met de implementatie? Waar ziet hij of zij wel of geen verbetering? 

Je kunt check-ins op veel verschillende manieren doen. Zo kun je een habit tracker gebruiken, waarin de coachee aanvinkt welke dagelijkse taken of gewoontes hij of zij heeft geïmplementeerd. Ook kun je gebruikmaken van formulieren, een persoonlijk bericht of een live check-in (telefonisch of chat). Het voordeel van formulieren is dat je een duidelijk overzicht hebt van de progressie en hoe iemand zich voelt (afhankelijk van de vragen in het formulier). Een persoonlijk bericht aan de andere kant is zoals het woord al zegt: persoonlijker. 

Een combinatie is ook mogelijk. Scoort iemand laag op het check-in formulier? Dan krijgen ze automatisch een persoonlijk bericht. De coach wordt op de hoogte gesteld en kan, al dan niet live, communiceren met de coachee. 

Herinnering en afspraken plannen

We get it – het leven is druk. Als coach heb je geen tijd om iedere coachee persoonlijk een uitnodiging of herinnering te sturen om een volgende afspraak te maken. Er is echter een grote kans dat de coachee deze herinnering en stimulansen wel nodig heeft. 

Geautomatiseerde herinneringen en/of een scheduler kunnen hierin een oplossing bieden. Op deze manier kan de coachee zelf een plekje in de agenda kiezen voor de volgende afspraak. 

Meer leren over hoe je je coachingstraject verrijkt? Lees hier verder.

Fase 7: Afspraak 2

Hierna is het tijd voor de tweede sessie. Dit is vaak een moment van verdieping. De coachee heeft sinds de eerste sessie de tijd gehad om na te denken over de besproken onderwerpen en, eventueel, de tussentijdse reflectie en/of microlearning kunnen doorlopen. Mogelijk heeft hij of zij hierbij al wat stappen gezet richting zijn of haar doelen. Tijdens de tweede afspraak kun je de voortgang bespreken, vragen beantwoorden en nieuwe inzichten bieden.

De tweede afspraak biedt ook de gelegenheid om dieper in te gaan op specifieke uitdagingen of doelen die tijdens de eerste afspraak zijn geïdentificeerd. Er zijn meerdere contactmomenten geweest, je hebt inzichten mogen ontvangen en je kent de coachee nu een stukje beter. Tijd om te werken aan concretere acties en oplossingen voor de uitdagingen die de coachee ervaart. Hoewel de uitdagingen misschien geïdentificeerd zijn en je deze aan wil pakken, is het belangrijk dat je flexibel blijft en de ruimte biedt om in te spelen op wat er op dat moment het meest nodig is voor de coachee.

Wil je verder lezen over de vervolgafspraken? Dat doe je hier.

Fase 8: Evaluatie en afronding

Na de tweede afspraak zal fase 6 zich herhalen. Deze flow van een afspraak, gevolgd door een eventuele reflectie, microlearning, een check-in en een herinnering, en een volgende afspraak, herhaalt zich zolang het coachingstraject loopt. Hoe lang dit doorgaat, hangt af van de specificaties van jouw coachingstraject. 

Naarmate het traject vordert, komt er een moment waarop je samen met de coachee gaat evalueren hoe ver hij of zij is gekomen. Dit is vaak een combinatie van reflectie op de behaalde resultaten en een evaluatie van het traject zelf. Welke doelen zijn bereikt? Wat heeft de coachee geleerd? Welke uitdagingen zijn er overwonnen?

De afrondingsfase is een belangrijk moment voor zowel de coachee als de coach. Voor de coachee is het een kans om trots te zijn op de geboekte vooruitgang en om een gevoel van afsluiting te ervaren. Voor jou als coach is het een moment om feedback te krijgen op je aanpak en om te leren hoe je je coaching verder kunt verbeteren.

Tijdens deze fase kun je ook bespreken of er behoefte is aan verdere coaching, of dat de coachee klaar is om zelfstandig verder te gaan. Soms is een follow-up sessie op een later moment gewenst, om te zorgen dat de coachee op koers blijft.

Meer lezen over hoe je het coachingstraject kunt afronden? Klik dan hier.

Fase 9: Follow up

Tot slot is er de follow-up. Dit is een geautomatiseerd, maar persoonlijk bericht waarmee je incheckt bij je coachee. Je vraagt hoe het gaat en of de uitdagingen zijn opgelost. Is er iets nieuws waar je coachee tegenaan loopt?

Het is belangrijk dat je coachee niet alleen tijdens het traject vooruitgang boekt, maar ook duurzaam blijft groeien. Bied eventueel een gratis coachingsessie van 30 minuten aan om nieuwe uitdagingen te bespreken.

Wil je meer weten over hoe je een follow up kunt inzetten? Lees dan hier verder.

Conclusie

Het coachingsproces is een dynamisch traject dat zorgvuldig begeleid dient te worden. Van het eerste contact tot de afronding, elke fase vereist aandacht en zorg. Door gebruik te maken van een coachingplatform zoals Trackler, kun je deze fases naadloos doorlopen en de administratieve lasten verminderen, zodat je je kunt richten op wat echt belangrijk is: het begeleiden van je coachee.

In de volgende artikelen zullen we dieper ingaan op de typische uitdagingen die coaches tegenkomen in elke fase van dit proces en laten we zien hoe Trackler kan helpen om deze uitdagingen effectief aan te pakken. Of je nu worstelt met het plannen van afspraken, het opvolgen van coachees, of het beheren van de administratieve kant van je bedrijf, Trackler biedt oplossingen die je leven als coach eenvoudiger maken.

Met Trackler aan je zijde, kun je je volledig richten op het leveren van de beste begeleiding en ondersteuning aan je coachees, zodat zij hun doelen kunnen bereiken en jij kunt excelleren in je vak.