Fase 5: De Eerste Afspraak – De Kick-off van het Coachingstraject

De eerste afspraak kun je zien als de kick-off van het coachingstraject. Of je dit nu online doet of in levende lijve – het is de start van het coachingstraject. Je legt tijdens deze afspraak de basis voor het verdere traject, dus is het belangrijk een sfeer van vertrouwen en samenwerking te scheppen. Ook wil je de coachee in beweging zetten en een gevoel van vooruitgang en enthousiasme voor de komende veranderingen creëren. 

5.1 Het doel van de eerste afspraak

Inmiddels zullen jij en je coachee al een aantal contactmomenten hebben gehad. De eerste afspraak is dus meer dan een kennismaking. Het heeft een aantal belangrijke doelen:

• Vertrouwen opbouwen: laat de coachee zich gehoord en begrepen voelen
• Structuur bieden: leg uit hoe het coachingstraject eruit zal zien en wat de coachee kan verwachten in de komende periode
• Doelen definiëren: verdiep de doelen die eerder besproken zijn of zijn aangegeven in het intakeformulier 
• Vooruitgang initiëren: geef de coachee het gevoel dat er direct stappen worden gezet richting zijn of haar doelen

5.2 Het creëren van vertrouwen

De kick-off van het coachingstraject is vaak spannend voor de coachee. Het is daarom belangrijk om een veilige en vertrouwde omgeving te creëren waarin de coachee zich op zijn of haar gemak voelt. Of de afspraak nu fysiek op locatie is of via een online sessie, zorg voor een warm welkom. Wees op tijd, zorg ervoor dat je zelf gefocust bent en je goed voorbereid bent op de sessie. Op deze manier kun je je aandacht op de coachee hebben. 

Met Trackler kun je voorafgaand aan de sessie een vriendelijke herinnering sturen met een overzicht van wat de coachee kan verwachten. Zo weet de coachee wat hem of haar te wachten, kan hij of zij zich goed voorbereiden en neem je iets van de eventuele spanning voor hem of haar weg. De Track biedt daarnaast een centrale plek waar alle belangrijke informatie beschikbaar is, wat rust en overzicht geeft voor de coachee. 

5.3 Het bespreken van doelen en verwachtingen

Tijdens de kennismaking zijn de doelen en verwachtingen waarschijnlijk al globaal besproken. Ook heb je mogelijk al een intake gestuurd die hier dieper op in is gegaan. Het is belangrijk dat je hier als coach grondig doorheen gaat en op de hoogte bent, zodat je voorbereid bent om hier tijdens de eerste sessie dieper op in te gaan. De eerste afspraak is het moment om het wereldbeeld van je coachee verder te verkennen.. Stel vragen zoals:

• Hoe kan ik je helpen, vandaag? (Mijn favoriete vraag omdat het een zeer open vraag is waarmee de coachee verantwoordelijk wordt gemaakt voor de coachingsessie)
• Je geeft aan … te willen bereiken. Wat maakt dat je dit wilt? 
• Wat zal er veranderen voor jou/in jouw leven als je dit bereikt? 
• Waarom is dit belangrijk voor je? 
• Welke obstakels ervaar je?
• Etc.

Door middel van zulke vragen en het observeren van de houding, het taalgebruik, tonatie, patronen en lichaamstaal, kun je een hoop informatie vergaren over je coachee. Dit brengt ons naar het volgende punt.

5.4 Vooruitgang initiëren: kleine stappen naar succes

Een succesvolle eerste afspraak eindigt met een gevoel van vooruitgang of een diep gevoel van erkenning. Je wil dat de coachee tijdens de eerste sessie ervaart dat het mogelijk is om uit de ‘probleemruimte’ te komen. 

Zorg ervoor dat de coachee nieuwe inzichten krijgt en gestimuleerd wordt om verder na te denken of na te voelen. Je zou de coachee ook aan het werk kunnen zetten met een kleine, haalbare opdracht of reflectieoefening. Dit geeft niet alleen een gevoel van beweging, maar helpt de coachee ook om meteen actief betrokken te zijn bij het traject.

5.6 Het documenteren van de sessie notities

Na de eerste afspraak is het verstandig om de besproken punten en inzichten vast te leggen. Dit helpt jou als coach om het traject gestructureerd te houden en biedt ook de coachee de mogelijkheid om nog een na te lezen wat er is bereikt en besproken. 

Met Trackler kun je eenvoudig sessieverslagen maken. Deze kun je delen met de coachee of enkel zichtbaar maken voor jezelf. Net als alle andere documenten, kan de coachee dit verslag vinden in zijn of haar persoonlijke Track. 

Naast dat de verslagen helpen het overzicht te houden, kun je deze verslagen ook gebruiken om de voortgang van het traject te evalueren en aan te passen waar nodig.

Conclusie

De eerste afspraak is kick-off van het coachingstraject en een cruciale stap in het coachingsproces. Je zet hier de toon voor de rest van het traject. Door een veilige ruimte te creëren, doelen te verdiepen en direct een gevoel van vooruitgang te geven, bouw je vertrouwen op en motiveer je de coachee om actief deel te nemen aan het traject.

Met de tools van Trackler kun je structuur aanbrengen en deze fase professioneel aanpakken. Van het voorbereiden van de sessie, tot het documenteren van resultaten en het versturen van reflectieformulieren: alles is gericht op het bieden van een soepele en effectieve start van het traject, wat zowel jouw ervaring als die van de coachee verrijkt. 

Wil je lezen welke stappen er aan de eerste afspraak voorafgaan? Lees dan het artikel over het coachingsproces.