Trackler inrichten stap voor stap

Oké, je hebt de keuze gemaakt om je business te structureren en te professionaliseren: je bent gestart met Trackler. Trackler is ontstaan als een redelijk summier programma met enkele noodzakelijkheden en ondertussen uitgegroeid tot een uitgebreid aanbod van tools, features en mogelijkheden. Dit artikel zal je helpen om stap voor stap Trackler in de richten om aan te sluiten bij jouw coachingbusiness.

Stap 1: Schrijf je structuur uit

Welke stappen nam je tot nu toe, vanaf het eerste klantencontact tot het onboarden, het traject zelf en de afronding? Hier vind je een artikel dat haarfijn uitlegt hoe een coachproces eruit kan komen te zien.

Een voorbeeld van zo’n structuur:

1. Lead stuurt een bericht via LinkedIn/contactformulier op website/e-mail
   • Je kan ervoor kiezen een Scheduler aan te maken
2. Bel lead op voor een snelle kennismaking
3. Start het traject binnen Trackler en nodig je nieuwe klant/cliënt of coachee uit.
   • Dit kan middels een uitnodigingslink
4. Een eerste afspraak wordt ingepland (automatisch)
5. Na de afspraak wordt er een reflectieformulier verstuurd (automatisch)
6. Als dit formulier is ingediend wordt er een stap in het traject afgerond (automatisch)
7. Na 3 afspraken is er een tussentijdse evaluatie (automatisch)
8. Na de afronding van het traject wordt er een evaluatieformulier uitgestuurd (automatisch)

Stap 2: Start met inrichten

Als je eenmaal je flow hebt bedacht, kan deze ingericht worden in Trackler.

Formulieren

Eerst heb je Form templates aan te maken. Deze heb je immers nodig om je automatiseringen en trajecten goed in te richten. Denk aan een intakeformulier dat je wil delen in de Track nadat ze de uitnodiging hebben geaccepteerd, of een reflectieformulier dat je wil versturen na elke afspraak, of een evaluatieformulier dat na afloop van het traject wordt uitgestuurd.

Deze templates maak je hier aan.

Trajecten

Maak je traject(en) aan, en kies waneer vinkjes automatisch moeten worden afgevinkt. Dit kan handmatig gebeuren maar kan ook nadat een formulier is ingediend, of een afspraak is verstreken.

Automatiseringen

Je hebt nu een flow, form templates en trajecten. Nu kan je automatiseringen gaan inrichten. Hier vind je een handig artikel met enkele essentiële automatiseringen.

Als we even terug naar bovenaan dit artikel gaan, zie je dat stap 4 tem 8 automatisch gebeuren. Laten we er enkele uitwerken.

Een eerste afspraak wordt automatisch ingepland

Je kan inrichten dat bij het accepteren van een uitnodiging, automatisch een bericht in de Track wordt gestuurd met Scheduler. In die Scheduler kan men een eerste afspraak met je inplannen.

Na de afspraak wordt er een reflectieformulier verstuurd

Als de afspraakdatum en -tijd is verstreken, zal er een reflectieformulier worden verstuurd in de Track. Dit kan ingevuld worden door de Trackee en jij krijgt een bericht wanneer dit is gebeurd. Zo kan je de antwoorden doorlezen ter voorbereiding van jullie volgende sessie.

Als dit formulier is ingediend wordt er een stap in het traject afgerond

Zodat je traject automatisch verder gaat en je hier geen handmatige stappen in hebt te ondernemen. En is het overzichtelijk voor Trackee en Track Leader waar jullie zich in het traject bevinden.

Stap 3. Laat het even door ons checken!

Service staat bij ons op nummer 1. Heb je vragen over de inrichting? Of zou je even willen laten controleren of alles goed is ingesteld? Plan dan hier je 1-1 gesprek in.