De kracht van het lijstje

Chirurgen werken samen met de meest geroutineerde teams ter wereld. Toch ontstaan er soms onverwachte complicaties die vrij eenvoudig vermeden konden worden. Endocrien chirurg Atul Gawande ging op zoek naar een manier om deze problemen op te lossen nog voor dat ze zich stelden. Zijn oplossing? Een checklist. Zijn methodologie werd razend populair en wordt in ziekenhuizen over de hele wereld gebruikt. In zijn boek The Checklist Manifesto legt hij uit hoe een goede checklist eruit ziet. In dit artikel zetten we dat eens op een rijtje.

Gastschrijver Roel Peters is data & analytics coach bij T-Shaped Academy en schrijft over thuiswerken op thuisbureau.com.

Iedereen maakt fouten

Ooit al eens om boodschappen geweest, en dan toch melk vergeten? Terwijl je net daarom naar de winkel ging? Je bent niet alleen. Van de meest triviale tot de meest complexe taken: we durven al eens iets vergeten of overslaan.

Maar hoe komt dat? En hoe kunnen we het voorkomen? Die vraag hield ook endocrien chirurg Atul Gawande bezig. Hij besloot er jarenlang onderzoek én een boek aan te wijden. Het werd een bestseller.

Gawande’s vertrok van de vaststelling dat er in een doorsnee ziekenhuis vrij veel fouten gebeuren die heel konden voorkomen worden. Dat zou men niet verwachten. Artsen en chirurgen, dat zijn toch slimme mensen, niet?

Zijn conclusie: iedereen, ook zeer gekwalificeerde mensen, maken fouten. Waarom? Omdat de wereld enorm complex en veeleisend is geworden. Veel meer dan dat we individueel kunnen onthouden. Bijgevolg kunnen we fouten in twee categorieën opdelen:

• fouten die gebeuren omdat men niet de juiste kennis, capaciteit of ervaring heeft voor een bepaalde taak;
• fouten die gebeuren omdat de juiste kennis, capaciteit of ervaring niet correct toegepast wordt.

Het eerste soort fouten kunnen we vrij eenvoudig oplossen met meer training, langere stages, beter onderwijs, etc. Bij de tweede categorie werkt dat niet. Dat soort fouten vindt plaats omdat men afgeleid is, of omdat het niet nodig lijkt de gangbare procedure te volgen.

De discipline van het lijstje

De oplossing? De checklist, of het ‘lijstje’.

Lijstjes werken! Met lijstjes wist Gawande het aantal fouten bij chirurgische ingrepen meer dan te halveren. Ongelooflijk, niet?

Lijstjes creëren namelijk een formeel proces dat op twee manieren fouten voorkomt:

• het is een mentale ondersteuning om geen (cruciale) stappen over te slaan;
• het dwingt discipline af om werkelijk elk item op het lijstje uit te voeren.

Lijstjes kunnen gebruikt worden voor zeer eenvoudige tot zeer ingewikkelde problemen. Ze kunnen ook gebruikt worden in teams, om ervoor te zorgen dat iedereen gesynchroniseerd is: “Scalpel? Check!”

Tips voor het perfecte lijstje

Om het perfecte lijstje te ontwikkelen ging Gawande praten met Daniel Boorman, ingenieur en testpiloot (op rust) bij Boeing. Samen kwamen ze tot een handvol tips zodat ook jij het perfecte lijstje kan ontwikkelen. Om naar de winkel te gaan, om jaarlijks de dakgoten uit te kuisen of om een sportieve gewoonte te onderhouden.

Tip 1: In een situatie met meerdere uitvoerders bepaal je wie verantwoordelijk is voor het initiëren van het lijstje. Zo duid je een specifieke verantwoordelijke aan.

Tip 2: Voorzie een pauzemoment om het lijstje uit te voeren. Zodat er tijd en ruimte is om het lijstje correct te overlopen.

Tip 3: Bepaal of je een DO-CONFIRM lijstje of een READ-DO lijstje zal maken. In het eerste geval vertrouw je op de kennis van degene die het lijstje uitvoert. Die moet afvinken welke stappen hij uitgevoerd heeft. In het tweede geval ga je ervanuit dat de uitvoerder niet voldoende kennis heeft, en voorzie je instructies.

• DO-CONFIRM: “Schroef in de OSB-plaat gedraaid.”
• READ-DO: “Neem een schroef 35 x 3.5mm, RVS, verzonken kop uit het groene doosje dat zich bevindt aan de linkerzijde van de werkbank en draai die met de Bosch accuboor (PZ2) in de OSB-plaat.”

Tip 4: Maak een lijstje niet te lang. Zo wordt andachtsverlies voorkomen.

Tip 5: Focus op de killer items: zaken die vaak vergeten worden maar wel een kritieke impact hebben op de uitkomst.

Tip 6: Gebruik simpele woordenschat, die relevant is voor de situatie.

Tip 7: Vormelijk maak je een lijstje zo simpel mogelijk. Een eenvoudig lettertype, niet te veel leestekens, en zorg dat alles op 1 bladzijde past.

Tip 8: Wanneer dat mogelijk is: test je lijstje uit en vraag feedback. Zo kan je jouw lijstje (regelmatig) aanpassen.

Lijstjes in Trackler

Ook bij Tracker erkennen we de kracht van lijstjes. Daarom hebben we to-do lists ontwikkeld. Coaches kunnen zelf lijstjes aanmaken om hun coachees aan te sporen bepaalde taken uit te voeren, eventueel om zo tot een gedragsverandering te komen. Je kan er zelfs een deadline aan vasthangen. Items op een lijstje kunnen door de coach of coachee zelf afgevinkt worden.

Wil je meer weten over de functies binnen Trackler? Vraag meteen een vrijblijvende demo aan.